Entenda a importância da gestão de contratos para empresas

Uma política interna eficiente de gestão de contratos dentro de uma empresa é pertinente e relevante de modo a manter tais instrumentos devidamente organizados: desde o mapeamento de todos os contratos, direitos e obrigações das partes até o apontamento de eventuais contingências.

Os contratos são geridos através de 3 (três) principais formas de atuação: análise e adequação da minuta contratual utilizada pela empresa; auditoria dos contratos vigentes e administração de execução.

Na análise da minuta contratual padrão, eventuais novas legislações e entendimentos do Poder Judiciário devem ser considerados de modo a manter o contrato sempre atualizado. Com esta adequação, almeja-se assim a garantia de cláusulas que reflitam a negociação (como direitos e obrigações), o equilíbrio dos parâmetros econômico-financeiros, evitando que cláusulas sejam anuladas por abusividade, protegendo os interesses da empresa em caso de descumprimento contratual. Exemplo disso é a adaptação dos contratos com base na lei geral de proteção de dados pessoais.

O que considerar na auditoria de contratos vigentes?

A auditoria dos contratos vigentes consiste no mapeamento (due diligence) a fim de obter uma fotografia real com as principais informações de cada contratação, como obrigações assumidas, contrapartida das partes, vigência e condições especialmente negociadas. Na auditoria, busca-se a análise de tendências (ex.: a pertinência na utilização de assinaturas eletrônicas), a verificação de lacunas, prazos descumpridos, atingimentos de metas de desempenho ou nível de serviço, apontamentos de contratos já finalizados e eventualmente providências a serem tomadas, tais como notificações de cobrança, de rescisão ou prorrogação.

Na administração de execução, com uma eficiente assessoria de gestão de contratos, acompanha-se todo o ciclo de vida do instrumento, iniciando-se pela negociação preliminar até a execução final do contrato. É na negociação preliminar que se verifica a viabilidade da relação contratual, ocorrendo o alinhamento das expectativas e interesses das partes. Posteriormente ocorre a formalização da proposta e, havendo interesse de ambos os lados, a aceitação que antecede a elaboração da minuta do instrumento. Na execução do contrato, verifica-se o cumprimento das obrigações, eventuais providências extrajudiciais, como notificações, e todas as demais providências que se fizerem necessárias para a boa execução do acordo.

Uma política interna de gestão ineficiente pode levar ao aumento de risco do negócio

Por outro lado, a ausência de uma política interna eficiente de gestão de contratos pode levar ao aumento do risco do negócio, perda de tempo e de dinheiro. Por exemplo, perde-se faturamento quando o contrato não tem um escopo claro/definido, levando a um fornecimento insuficiente. Perde-se tempo com processos análogos em que os contratos, por exemplo, são assinados manualmente. Perde-se eficiência quando cláusulas são descumpridas, não ocorrendo a devida notificação à parte infratora.

As soluções tecnológicas permitem hoje a automação de boa parte do ciclo de vida de um contrato, viabilizando, assim, que os interesses da empresa sejam tratados com eficiência, agilidade e praticidade – aumentando também os níveis de compliance interno e reduzindo os custos envolvidos.

Por Marcos Martins, sócio do escritório Pallotta, Martins e Advogados. Pós-graduado pela GVLaw eProfessor de Cursos de Pós-Graduação. Atua na estruturação de operaçõessocietárias, representando empresas brasileiras e internacionais