Como a gestão de contratos pode impactar no contencioso judicial da sua empresa

A gestão de contratos combina uma série de técnicas e práticas para acompanhamento adequado de todas as fases contratuais com eficiência, que inicia com a sua confecção, negociação, redação e pactuação de cláusulas, até seu encerramento, entrega do escopo, cumprimento de prazos, renovações, aditamentos e até mesmo a fase pós contratual.     

Portanto, uma boa gestão de contratos deve ter como objetivo captar as informações essenciais do contrato para além da vantagem financeira que ele pode trazer, com o objetivo de evitar problemas na sua execução e mesmo após.

É importante que o gestor esteja imerso na legislação aplicada àquela avença que está sendo firmada, quer em relação à construção das cláusulas, quer em relação ao objeto da prestação de serviços, pois isto permitirá análise criteriosa sobre os itens do contrato.

Por exemplo, vamos pensar numa grande empresa e suas filiais que dependem de seus pontos comerciais para manter a sua vantagem competitiva no mercado, a adequada gestão dos contratos de locação de cada um dos seus estabelecimentos comerciais é imprescindível para não perder o prazo para uma eventual ação renovatória que se faça necessária em razão de um não-acordo para renovação consensual da locação.

Igualmente, em relação à gestão de números volumosos de contratos por prazo indeterminado com previsão de reajuste anual em razão do fornecimento de um serviço específico, é imprescindível o domínio da informação para evitar a judicialização. 

 Surpreendentemente, segundo pesquisa realizada pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 75% das organizações brasileiras não possuem uma metodologia de monitoramento de contratos nem contam com uma política eficiente de gestão dos contratos.

Assim, a boa gestão contratual é capaz de gerar valor ao serviço pela satisfação do cliente, justamente em razão da deficiência desta análise criteriosa no setor empresarial. A aplicação de uma metodologia de gerenciamento de contratos vai garantir a eficiência, desempenho e segurança, evitando assim a imposição de penalidades aos clientes.

Há, atualmente, diversas ferramentas online capazes de otimizar a análise contratual, como por exemplo Canvas, Trello, Hubspot e Notion.

Através do Canvas, por exemplo, é possível construir uma análise visual dos pontos mais relevantes e sensíveis do contrato, onde poderão ser destacados em um quadro campos específicos para fixação das seguintes características do contrato:

1 – Escopo da contratação – uma dica é destacar o que não está no escopo da entrega.

2 – Riscos – aqui poderá ser fixado o prazo para renovação do contrato para evitar a preclusão da oportunidade, atentando-se a publicações no diário oficial em caso de contrato com o poder público.

3 – Fornecedores e parceiros necessários – destacar cláusula sobre possibilidade de terceirização.

4 – Perfis necessários para o serviço – inserir cláusulas que correspondam às características objetivas e subjetivas do pessoal. Muitas vezes é necessário comprovar para o contratante que o pessoal contratado possui aqueles requisitos.

5 – Meios de solicitação do serviço – inserir as referências sobre as formas de solicitação do serviço pelo cliente.

6 – Entrega do serviço – canais de distribuição dos serviços pelo contratado.

7 – Prazos – trata-se de ponto extremamente sensível, cuja não observação pode ensejar a rescisão contratual, principalmente se o contratante for o poder público. 

8 –Faturamento dos serviços – é essencial respeitar o modo e prazos do faturamento dos serviços prestados para melhor organização administrativa e financeira da empresa.

Importante destacar que o processo de gestão deve ser objeto de melhoria contínua, prevendo soluções adequadas com suporte de TI, pessoal capacitado e adoção de métricas para avaliação da gestão.

Inclusive, para fins de melhoria, o feedback do cliente é essencial, tanto em relação ao objeto de prestação do contrato, como aos prazos combinados.  

É necessário ter em mente que a gestão de projetos bem executada é capaz de impactar positivamente no departamento jurídico contencioso da empresa, pois um contrato descumprido é capaz de gerar processos de alto valor agregado que demande análise estratégica ou até mesmo um volume considerado de processos movidos por consumidores descontentes, por exemplo.

Imaginemos, por exemplo, uma grande empresa de telefonia que porventura descumpra contrato público com a ANATEL, que cause impacto diretamente no serviço público prestado aos consumidores. Sem dúvidas, uma gestão analítica do contrato evitaria prejuízos deste vulto.

Por fim, a gestão eficiente do contrato é capaz de trazer economia para todos os contratantes, implementação de práticas sustentáveis em acordo com a governança ambiental, social e corporativa, além de otimização de tempo e mitigação de erros.

Resumo: o texto traz sugestões de técnicas para gestão eficiente de contratos, bem como os benefícios de sua aplicação. Apontando para como isso pode impactar positivamente para evitar a judicialização de contratos ou até mesmo para o cumprimento de prazos legais.

Legendas “Zero” Juridiquês:

Canvas: plataforma de design gráfico que permite aos usuários criar gráficos de mídia social, apresentações, infográficos, pôsteres e outros conteúdos visuais. Está disponível online e em dispositivos móveis e integra milhões de imagens, fontes, modelos e ilustrações. 

Governança: é a forma como as regras, normas e ações são estruturadas, sustentadas, reguladas e responsabilizadas.

Por Bruna Braghetto, Advogada, Palestrante e Instrutora In company. MBA em Direito Corporativo, Compliance e Pós-Graduada em Processo Civil e Direito Civil pela Escola Paulista de Direito. Graduação em Direito pela Universidade Católica de Santos.

Como o PMA pode ajudar?  O PMA pode realizar processo de gestão contratual eficiente para o cliente, mitigando riscos, otimizando tempo, e trazendo economia financeira e controle de passivo contencioso.