Guia Rápido: Primeiros Passos na Reforma Tributária para PMEs

Em 14 de outubro de 2025

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Atenção, Dono de PME! Você pode estar pensando que a Reforma Tributária é “problema de empresa grande” ou que seu contador ou o sistema da prefeitura vai resolver tudo. Isso é um risco enorme para a saúde e a continuidade do seu negócio.

A Reforma vai transformar a forma como todas as empresas emitem notas fiscais, apuram e pagam impostos, inclusive a sua. Não importa o seu porte, a partir de 2026 as novas regras fiscais serão implementadas de forma gradual, mas impactarão todos. Se você não se adequar proativamente, pode enfrentar sérios problemas: perda de dinheiro, notas fiscais rejeitadas (impedindo suas vendas e recebimentos), multas pesadas e até a paralisação das suas operações.

Mas não se desespere! Com alguns passos simples e um planejamento antecipado, você pode começar a se organizar e garantir que sua empresa estará pronta para essa nova era fiscal. O segredo é começar agora, transformando um desafio em uma oportunidade de otimizar sua gestão.

Passo 1: Entenda Onde a Reforma Pega o SEU Negócio (Diagnóstico Simples e Direto)

Você não precisa virar um especialista tributário, mas precisa saber quais impostos vão mudar para a sua empresa e como isso afeta seu dia a dia.

Os Novos Impostos Unificados:
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): Unificará os impostos federais (PIS, COFINS e, para a indústria, o IPI).
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): Unificará os impostos estaduais (ICMS) e municipais (ISS).
- Para quem PRESTA SERVIÇOS: O atual ISS e os federais PIS/COFINS serão substituídos por IBS e CBS.
- Para quem VENDE PRODUTOS: O atual ICMS, IPI e os federais PIS/COFINS também serão substituídos por IBS e CBS.
- Regime do Simples Nacional: Para as empresas do Simples Nacional, haverá uma opção de permanecer no regime atual ou, se for mais vantajoso, optar por recolher o IBS e a CBS por fora, aproveitando a não cumulatividade. É importante discutir essa opção com seu contador.

Créditos: Dinheiro de Volta! (A “Não Cumulatividade Plena”)
- Esta é uma das maiores vantagens da Reforma. Com as novas regras, sua empresa terá muito mais chances de “pegar de volta” o imposto pago nas suas compras. Isso significa que o IBS e CBS que você paga ao adquirir materiais, matéria-prima, mercadorias para revenda, ou até serviços (como aluguel, energia elétrica, telecomunicações, serviços de TI) poderá ser usado como “crédito” para abater o imposto que você paga nas suas vendas.
- Exemplo Prático: Se você compra R$ 100 em matéria-prima e paga R$ 20 de imposto sobre essa compra, e depois vende o produto final por R$ 200, gerando R$ 40 de imposto, você não pagará R$ 40. Você pagará apenas R$ 20 (R$ 40 da venda – R$ 20 da compra).
- Impacto no Sistema: Para aproveitar esses créditos, seu sistema precisará registrar detalhadamente todas as suas compras e vendas, com a classificação correta e o valor do imposto segregado. A precisão na entrada de dados será fundamental para maximizar seus créditos e otimizar seu fluxo de caixa.

A Nova “Identidade” dos Produtos e Serviços (NCBS):
- Hoje, seus produtos e serviços são identificados por códigos como NCM (para produtos), códigos de serviço da prefeitura, etc. A Reforma criará um novo padrão nacional: a NCBS (Nomenclatura Comum de Bens e Serviços).
- Todos os seus produtos e serviços terão que ser reclassificados com esse novo código, que será mais detalhado e padronizado em todo o país. Essa classificação é a base para o cálculo correto dos novos impostos e para a geração de créditos.
- Importância: Uma NCBS incorreta pode levar a impostos calculados erradamente (para mais ou para menos), multas e problemas na hora de gerar créditos. Seu sistema precisará ser capaz de gerenciar e aplicar essa nova nomenclatura de forma eficiente.

Ação Imediata:

Faça uma lista simples dos principais impostos que sua empresa paga hoje.
Liste seus principais produtos/serviços e como eles são classificados (NCM, código de serviço) atualmente.
Anote as principais despesas e compras da sua empresa que hoje geram impostos.

Passo 2: Converse com seu Contador (Ele é seu Aliado CRÍTICO)

Não basta “delegar” ao contador e esperar que ele resolva tudo. Você precisa ter uma conversa proativa e estratégica com ele. Ele será seu principal guia e parceiro nessa transição. E entenda que alguns desses serviços devem ser contratados à parte!

O Que Perguntar ao Seu Contador (Seja Específico!):
- “Quais as principais mudanças da Reforma Tributária que vão impactar diretamente o meu tipo de negócio e o meu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.)? Há alguma simulação de impacto financeiro que possamos fazer?”
- “Meu negócio se enquadra em alguma alíquota reduzida ou terá algum regime especial com a Reforma? Existe alguma oportunidade de planejamento tributário sob as novas regras?”
- “Como a não cumulatividade plena pode me ajudar a reduzir meus custos e melhorar meu fluxo de caixa? Que tipo de informação eu preciso coletar e registrar para aproveitar esses créditos ao máximo?”
- “Qual será o papel do meu sistema de emissão de notas fiscais na nova realidade? Que funcionalidades ele precisa ter para garantir a conformidade e a eficiência?”
- “Quando você (o contador) prevê que precisaremos das informações no novo formato para as declarações e apurações? Haverá um período de testes ou transição?”

Entenda o Papel Dele e o Seu:
- Seu contador vai cuidar da apuração dos impostos, das declarações fiscais e da estratégia tributária. No entanto, para que ele possa fazer isso corretamente, ele precisará que as informações da sua empresa (principalmente as notas fiscais de entrada e saída) estejam corretas, completas e no novo formato.
- A responsabilidade de gerar a nota fiscal com os dados certos (incluindo a NCBS e o cálculo dos novos impostos) é sua e do seu sistema. A qualidade dos dados que você fornece é diretamente proporcional à qualidade do trabalho do seu contador e à sua conformidade fiscal.

Ação Imediata: Agende uma reunião estratégica com seu contador o mais rápido possível. Leve as perguntas acima e esteja preparado para discutir os detalhes do seu negócio.

Passo 3: Avalie Seus Sistemas Atuais (Onde Você Emite Nota Fiscal HOJE?)

Seus sistemas são a “fábrica” da sua nota fiscal e o coração da sua conformidade fiscal. Eles precisam estar 100% alinhados com as novas regras para evitar gargalos operacionais e financeiros.

Identifique Onde Você Emite Notas Fiscais e Gerencia Compras:
- Você usa um sistema de gestão (ERP) próprio ou de terceiros?
- Usa um sistema específico de faturamento (online ou desktop)?
- Usa o emissor gratuito da prefeitura ou do governo?
- Usa alguma plataforma online mais simples, em nuvem (SaaS)?

Contate Seu Fornecedor de Software (ou a Prefeitura/Órgão Responsável):
- Se você paga por um sistema (ERP, faturamento): Entre em contato imediatamente com o seu fornecedor. Pergunte:
  - “Qual o plano de adequação deles à Reforma Tributária? Qual é o roadmap de desenvolvimento?”
  - “Qual o cronograma de atualização para meu sistema? Haverá fases de implementação?”
  - “Haverá custos adicionais para essa atualização ou já está incluso na minha mensalidade/licença? Quais são os custos de migração de dados, se houver?”
  - “Como o sistema vai garantir a correta classificação NCBS dos meus produtos/serviços? Haverá ferramentas de auxílio na migração da NCM/código de serviço para NCBS?”
  - “O sistema será capaz de calcular o IBS e CBS, gerenciar os créditos de forma automática e lidar com a possível split payment (pagamento do imposto direto ao governo pelo adquirente)?”
  - “O sistema oferecerá um ambiente de sandbox ou testes para que eu possa simular as novas operações antes da virada?”
- Se você usa um emissor gratuito (da prefeitura ou outro):
  - Fique atento aos comunicados oficiais da prefeitura ou do órgão responsável. A responsabilidade por ele se adequar é deles, mas você precisa se informar ativamente se ele será atualizado, quando e se atenderá a todas as novas funcionalidades (como a gestão de créditos complexa).
  - ATENÇÃO: Sistemas gratuitos podem demorar mais para se adaptar, podem não oferecer todos os recursos necessários (como a gestão otimizada de créditos e a complexidade da NCBS), ou podem ser descontinuados. Considere ter um “plano B” de um sistema pago mais robusto, caso o gratuito não entregue a tempo ou com a qualidade necessária. A economia inicial pode se transformar em um custo muito maior no futuro.

A Importância Crítica da NCBS e da Automação no Sistema:
- Seja qual for seu sistema, ele precisará ser capaz de registrar, aplicar e usar a NCBS para cada produto/serviço na nota fiscal, tanto nas vendas quanto nas compras. Isso é a espinha dorsal para o cálculo correto dos impostos e para o seu direito a créditos.
- Além disso, o sistema deverá automatizar ao máximo o cálculo dos novos impostos, a gestão de créditos e débitos, e a geração de relatórios fiscais. A automação reduz erros e libera tempo da sua equipe.

Ação Imediata:

Liste todos os sistemas que sua empresa usa para faturar, registrar compras e gerenciar estoque.
Entre em contato com seus fornecedores de software ou verifique os comunicados oficiais da prefeitura/órgãos fiscais. Documente as respostas.

Passo 4: Planeje o Orçamento e o Tempo (Não é Gasto, é Investimento Essencial)

Adequar-se à Reforma Tributária não precisa ser um rombo no seu caixa, mas exige planejamento financeiro e de tempo. Encare isso como um investimento estratégico na longevidade e competitividade do seu negócio.

Não Deixe para a Última Hora: O custo de não se adequar ou de se adequar de forma incompleta é exponencialmente maior do que o custo de um planejamento antecipado. Multas, notas rejeitadas, perda de créditos, paralisação do negócio e auditorias fiscais podem ser a diferença entre a sobrevivência e o fechamento da sua PME.
Pesquise Soluções Acessíveis e Eficientes: Existem muitos sistemas de gestão (ERPs, emissores de NF) com foco em PMEs, que operam na nuvem (SaaS). Esses sistemas geralmente oferecem:
- Atualizações automáticas: Reduzem sua preocupação com a conformidade legal.
- Mensalidades acessíveis: Em vez de grandes investimentos iniciais.
- Escalabilidade: Crescem com seu negócio.
- Redução de custos de TI: Não exigem infraestrutura própria. Pesquise e compare as opções, focando naquelas que já estão ativamente se preparando para a Reforma.
Considere Testes e Contingência: Seu sistema precisará ser testado exaustivamente em um “ambiente de simulação” antes de entrar em produção. Pergunte ao seu fornecedor se ele oferece isso. Além disso, tenha um plano de contingência caso haja falhas no sistema ou atrasos na implementação.

Ação Imediata:

Comece a pesquisar ativamente opções de software para PMEs que estejam se preparando para a Reforma.
Faça uma previsão de quando você precisaria ter o sistema atualizado e quanto isso poderia custar, incluindo possíveis custos de treinamento e consultoria.

Passo 5: Capacite sua Equipe (O Essencial para o Dia a Dia)

Nem todo mundo precisa ser um especialista em tributos, mas quem opera o sistema fiscal e de gestão precisa entender o “básico” das mudanças e como elas afetam suas tarefas diárias. O “fator humano” é crítico para evitar erros.

Foque nos “Pontos Chave”: Identifique as pessoas na sua equipe que são responsáveis por:
- Emitir notas fiscais de venda.
- Registrar notas fiscais de compra (entrada).
- Gerenciar estoque e cadastros de produtos/serviços. Essas são as pessoas que precisarão de treinamento prioritário.
Treinamento Específico e Prático: Sua equipe precisará entender:
- Como a nova nota fiscal vai funcionar e quais campos serão alterados.
- Como o cálculo dos impostos vai aparecer na nota.
- O que é a NCBS e como aplicá-la corretamente aos produtos/serviços.
- A importância da correta entrada de dados para a geração de créditos. Treinamentos curtos, online, ou oferecidos pelos fornecedores de software podem ser muito eficazes. Considere também a criação de manuais de procedimentos internos.
O Objetivo: Garantir que o preenchimento diário das notas fiscais e o registro de compras sejam feitos corretamente, minimizando erros que podem gerar multas, perda de créditos e retrabalho. Uma equipe bem treinada é sinônimo de eficiência e conformidade.

Ação Imediata:

Identifique as pessoas na sua equipe que mais serão impactadas pelas mudanças fiscais.
Comece a buscar opções de treinamento e materiais de apoio para elas, incluindo os oferecidos pelo seu fornecedor de software ou pelo seu contador.

Passo 6: Não Deixe para a Última Hora (O Custo da Inação é ALTÍSSIMO)

O prazo de 2026 está mais próximo do que parece! Empresas que não estiverem prontas enfrentarão sérios problemas que podem comprometer sua existência:

Acréscimo de 1% no Imposto (Penalidade): Sua empresa poderá pagar 1% a mais de IBS e CBS se não emitir as notas fiscais no novo padrão eletrônico exigido. Parece pouco, mas somado ao longo do ano, isso é um dinheiro significativo que sai do seu lucro e da sua competitividade.
Notas Rejeitadas e Operações Paralisadas: Se sua nota fiscal não estiver correta e no novo padrão, ela será rejeitada pelo fisco. Isso significa que sua mercadoria pode ficar parada na transportadora, seu cliente não poderá receber e pagar, e seu serviço não poderá ser faturado. Seu negócio pode, literalmente, PARAR de vender e receber.
Perda de Créditos e Fluxo de Caixa Comprometido: Se seu sistema não registrar corretamente os créditos que você tem direito nas suas compras, você estará pagando imposto a mais desnecessariamente. Isso compromete seu fluxo de caixa, reduz sua margem de lucro e afeta sua competitividade no mercado.
Auditorias e Fiscalizações: A falta de conformidade com as novas regras tornará sua empresa um alvo fácil para auditorias e fiscalizações, resultando em multas e sanções que podem ser devastadoras para uma PME.
Dificuldade em Vender para Grandes Empresas: Clientes maiores, especialmente, exigirão conformidade fiscal total de seus fornecedores. Se sua empresa não estiver adequada, você poderá perder contratos e oportunidades de negócio valiosas.

Começar agora significa tranquilidade, economia, segurança jurídica e a garantia de que seu negócio continuará operando e crescendo sem sobressaltos durante e após essa grande mudança. A preparação antecipada é a sua melhor estratégia de defesa e crescimento. Conte com a equipe tributária do Pallotta, Martins advogados para te ajudar.

Por Marcos Martins

Graduado em Direito pelo Mackenzie, Especialista em Direito Tributário pela Gvlaw, Capacitação em Contabilidade Tributária pela PUC/SP;
Advogado atuante nas áreas tributário e societário;
Palestrante in company;
Docente em instituições privadas (ESA São Paulo e UNIP);
Autor de diversos artigos em sites e revistas especializadas.